Quadro resumo da tipologia de aquisições e respectivos procedimentos e comprovativos.

Relatório de Missão / Mission Report.

Normas de Informação e Publicitação de Apoios para Beneficiários de projetos FCT (Financiamentos total ou parcialmente através de fundos nacionais FCT) / Information and Publicity Rules

Template de PowerPoint para apresentação em conferência (com menção ao financiamento) / PowerPoint template for conference presentations (with mention of funding support).

Identidade visual CEI-Iscte / Visual Identity CEI-Iscte

Logotipos e manual de normas gráficas Iscte / Iscte logos and Brand Guide

Documento de apoio a investigadores para submissão de pedidos em SIGEST

Pedido de deslocação em serviço – Docente/ Investigador/ Bolseiro

FAQs

POST-AWARD

3.1 PROJETOS/VERBAS COM GESTÃO NO ISCTE – INSTITUTO UNIVERSITÁRIO DE LISBOA

3.1.1 Quando posso solicitar o reembolso de uma despesa?

A) Previamente à realização da despesa é necessário solicitar autorização à direção do CEI, com justificação do pedido de reembolso para: direcao.cei@iscte-iul.pt

B) Tipo de reembolsos possíveis:

    B.1) Seguro Social Voluntário -> será necessário enviar via email para compras.cei@iscte-iul.pt os seguintes documentos:

  1. Documento de pagamento da Segurança Social
  2. Comprovativo de Pagamento emitido pela Segurança Social
  3. Comprovativo de pagamento bancário.

    B.2) Inscrições em Conferências, Transportes Públicos e Táxi (desde que seja elegível)-> será necessário:

  1. Cópia do email com o pedido prévio e autorização da Direção do CEI para o Pedido de Reembolso
  2. Fatura onde conste o nome e nº de contribuinte do Iscte (501 510 184)
  3. Comprovativo de pagamento
  4. Pedido de Deslocação em Serviço (ver informação do ponto 3.1.2 A)
  5. Solicitar o pedido de reembolso através do preenchimento do formulário Pedidos de Aquisição
  6. Enviar toda a documentação para o email: compras.cei@iscte-iul.pt devendo ser entregues os originais das faturas no CEI ou enviados via CTT para:
    • Iscte – Instituto Universitário de Lisboa; Centro de Estudos Internacionais | Edifício 4, Sala 131
    • Avenida das Forças Armadas nº 40, 1649-026 Lisboa, Portugal

3.1.2 Quero ir a uma conferência/reunião científica. O que é necessário fazer? 

Se é Investigador/a do CEI, deverá:

A) Preencher e assinar digitalmente o Pedido de Deslocação em Serviço. Os pedidos devem ser enviados para as compras.cei@iscte-iul.pt para validação, com uma antecedência mínima de 10 dias úteis relativamente à data da deslocação, independentemente de esta ser com ou sem encargos financeiros para o Iscte. Posteriormente o Pedido de Deslocação será encaminhado pelas compras à direção do CEI para assinatura.

B) Caso pretenda o apoio no pagamento da inscrição:

  1. É possível o próprio realizar a inscrição e o pagamento da conferência e posteriormente pedir reembolso das despesas (necessário ter uma autorização prévia da direção do CEI – questão 3.1.1 A) e B.2)); ou
  2. Inserir o pedido no formulário Pedidos de Aquisição, com a maior antecedência possível, mínimo de 30 dias para garantirmos a aquisição atempada. No caso de necessitar de viagens internacionais, este prazo deverá ser aumentado para 45 dias, no sentido de solicitar a reserva de viagem/transporte, alojamento – no máximo de 3 estrelas (nos EUA com a designação de “Comfort”).

3.1.3 Fui a uma conferência/reunião científica, o que devo trazer de comprovativos e como posso receber ajudas de custo?

A) Ao regressar de uma conferência deverá entregar:

  1. Os cartões de embarque / títulos de transporte
  2. O certificado de participação. Caso a deslocação seja referente a reuniões, investigação no local, etc., em que não seja possível obter um certificado/declaração de participação, é necessário apresentar um relatório de missão.
  3. O PDF da Comunicação apresentada (se aplicável) onde é obrigatória a inclusão da referência do apoio do financiamento (ver exemplo da questão 3.2.3.3)

B) Para solicitar a ajuda de custo correspondente à participação na conferência / missão, desde que tenha verba disponível no projeto e a missão seja elegível no âmbito do mesmo, deverá:

  1. Fazer o pedido no formulário  Pedidos de Aquisição
  2. Entregar o Pedido de Deslocação em Serviço (ver informação do ponto 3.1.2.A))
  3. Entregar os comprovativos da viagem (Boarding Passes, Bilhetes de Autocarro, etc.) e o certificado de participação na conferência / relatório de missão, via email (compras.cei@iscte-iul.pt) ou no CEI caso sejam originais em papel.
  4. Assinar presencialmente o boletim itinerário.
  5. Após o preenchimento e a entrega da documentação no CEI-Iscte, serão tomadas as diligências necessárias para avançar com o processo de reembolso das ajudas de custo.
  6. Se tiver vínculo laboral com o Iscte, o pagamento das ajudas de custo é efectuado com o seu vencimento.

3.1.4 Como posso comprar um equipamento ou adquirir um serviço?

  1. Se tiver verbas próprias ou financiamentos em que a despesa seja elegível deve dirigir o seu pedido ao CEI-Iscte através do preenchimento do formulário Pedidos de Aquisição, explicitando no pedido qual a fonte de financiamento que irá suportar a despesa e detalhando as características do equipamento ou serviço que pretende contratar, tal como também o valor e os dados do fornecedor (cujo orçamento deverá ser enviado para o email compras.cei@iscte-iul.pt)
  2. A submissão dos pedidos deve ser realizada com a maior antecedência possível, mínimo de 30 dias para garantirmos a aquisição atempada, uma vez que o CEI está dependente dos serviços centrais do Iscte e da resposta dos diversos fornecedores para conseguir dar seguimento e concluir o processo de aquisição.
  3. No caso de fornecedores estrangeiros será necessário o preenchimento do modelo RFI e a entrega de um certificado de morada (da residência/ou da sede de empresa), a fim de evitar dupla tributação. Se o fornecedor não preencher o modelo RFI, o Iscte é obrigado a reter 25% de imposto.

3.2 PROJETOS/VERBAS COM GESTÃO NA ASSOCIAÇÃO ISCTE – CONHECIMENTO E INOVAÇÃO*

*Nota: deve estar registado no sistema  SIGEST (para acesso a esta plataforma é necessário estar no Iscte ou ligado/a à VPN).

Deve inserir o pedido do sistema SIGEST conforme as instruções no documento de apoio.

3.2.1 Quando e como posso solicitar o reembolso de uma despesa

A) Previamente à realização da despesa é necessário solicitar autorização à direção do CEI, com justificação do pedido de reembolso para: direcao.cei@iscte-iul.pt

B) Tipo de Reembolsos possíveis: Inscrições em Conferências e Transportes Públicos. É necessário entregar:

  1. Email com a Autorização da Direção do CEI para o Pedido de Reembolso
  2. Fatura onde conste o nome e nº de contribuinte da Associação Iscte – Conhecimento e Inovação (516 155 636)
  3. Comprovativo de pagamento
  4. Solicitar o pedido de reembolso através do preenchimento do formulário Pedidos de Aquisição
  5. Enviar toda a documentação para o email: compras.cei@iscte-iul.pt devendo ser entregues os originais das faturas no CEI ou enviados via CTT:

Iscte – Conhecimento e Inovação

Centro de Estudos Internacionais | Edifício 4, Sala 131

Avenida das Forças Armadas nº 40, 1649-026 Lisboa, Portugal

3.2.2 Quero ir a uma conferência/reunião científica. O que é necessário fazer? 

Se é Investigador/a do CEI e:

A1) Não tem um projeto de investigação a decorrer na Associação Iscte – Conhecimento e Inovação :

  • Fazer o seu pedido através do formulário Pedidos de Aquisição, com a maior antecedência possível, mínimo de 30 dias, no caso de viagens/estadias, para garantirmos a aquisição atempada.
  • No caso de viagens internacionais, este prazo deverá ser aumentado para 45 dias (viagem e/ou alojamento no máximo de 3 estrelas, nos EUA com a designação de “Comfort”).

A2) Tenho um projeto de investigação a decorrer na Associação Iscte – Conhecimento e Inovação:

Caso pretenda o apoio do pagamento da inscrição:

  1. É possível o próprio realizar a inscrição e o pagamento da conferência e posteriormente pedir reembolso das despesas (necessário ter uma autorização prévia da direção do CEI conforme questão 3.1.1 A) e B.2)); ou
  2. Inserir o pedido no sistema SIGEST conforme as instruções do documento de apoio, com a maior antecedência possível, mínimo de 30 dias, no caso de viagens/estadias, para garantirmos a aquisição atempada.
  3. No caso de viagens internacionais, este prazo deverá ser aumentado para 45 dias (viagem e/ou alojamento no máximo de 3 estrelas, nos EUA com a designação de “Comfort”).
  4. Se pretender pedir ajudas de custo (ver informação do ponto 3.2.3 B)) terá de o mencionar no momento em que fizer o pedido da aquisição em SIGEST

3.2.3 Fui a uma conferência/reunião científica, o que devo trazer de comprovativos e como posso receber ajudas de custo?

A) Ao regressar de uma conferência deverá entregar:

  1. Os cartões de embarque / títulos de transporte
  1. O certificado de participação. Caso a deslocação seja referente a reuniões, investigação no local, etc., em que não seja possível obter um certificado/declaração de participação, é necessário apresentar um relatório de missão.
  2. O PDF da Comunicação apresentada (se aplicável) onde é obrigatória a inclusão da referência do apoio do financiamento -> damos como exemplo, o Projeto Estratégico da FCT, que além do logotipo da FCT, deverá constar na comunicação: 

. Este trabalho foi suportado por fundos nacionais através da FCT – Fundação para a Ciência e a Tecnologia no âmbito do financiamento UID/03122/2025 (https://doi.org/10.54499/UID/03122/2025).

. This work was supported by national funds through FCT – Fundação para a Ciência e a Tecnologia (Foundation for Science and Technology) under the framework of UID/03122/2025 (https://doi.org/10.54499/UID/03122/2025).

  1. Disponibilizamos um modelo de apresentação que já contém um slide com as referências e logotipos necessários: https://cei.iscte-iul.pt/documentos-de-apoio/

B) Para solicitar a ajuda de custo correspondente à participação na conferência / missão, desde que tenha verba disponível no projeto e a missão seja elegível no âmbito do mesmo, deverá:

  1. Fazer o pedido no formulário  Pedidos de Aquisiçãoantes da ida à conferência
  2. Seguir as instruções do documento de apoio a pedidos em SIGEST.

3.2.4 Como posso comprar um equipamento ou adquirir um serviço?

  1. Se tiver projeto(s) a decorrer em que a despesa seja elegível deve inserir o pedido no sistema SIGEST conforme as instruções do documento de apoio a pedidos em SIGEST.
  2. No caso de fornecedores estrangeiros será necessário o preenchimento do modelo RFI e a entrega de um certificado de morada, a fim de evitar dupla tributação. Se o fornecedor não preencher o modelo RFI, o Iscte é obrigado a reter 25% de imposto.
  3. Todas as requisições de compra de equipamentos ou aquisições de serviço de valor superior a 5.000€ (s/ IVA) serão mais morosas, uma vez que terão de ser publicitadas em plataformas públicas.

NOTA: Os pagamentos a fornecedores são feitos em 3 momentos:

1 – Validação da Fatura em Sigest pelo Gestor de Projeto até ao dia 01 do mês N -> Pagamento até ao dia 22desse mesmo mês;

2 – Validação da Fatura em Sigest pelo Gestor de Projeto até ao dia 15 do mês N -> Pagamento até ao dia 5 do mês N + 1;

3 – Validação de Recibo-Verde em Sigest pelo Gestor de Projeto até ao dia 05 do mês N -> Pagamento até ao dia 22 do mesmo mês.

3.3 Pretendo apoio para uma publicação, o que fazer?

Se tiver verbas próprias ou financiamentos em que a despesa seja elegível/autorizada deve dirigir o seu pedido ao CEI-Iscte através do preenchimento do formulário Pedidos de Aquisição.

Na publicação, é obrigatória a menção do apoio recebido através do financiamento em causa, com inclusão da referência do projeto e do DOI do financiamento (quando aplicável), como por exemplo no caso do Projeto Plurianual do CEI:

  • Esta publicação foi suportada por fundos nacionais através da FCT – Fundação para a Ciência e a Tecnologia no âmbito do financiamento UID/03122/2025 (https://doi.org/10.54499/UID/03122/2025).
  • This publication was supported by national funds through FCT – Fundação para a Ciência e a Tecnologia (Foundation for Science and Technology) under the framework of UID/03122/2025 (https://doi.org/10.54499/UID/03122/2025).
  • Inserir o logotipo da entidade financiadora (se aplicável/possível – exemplo: livros, relatórios, e-books).

3.4 Como saber se tenho direito e quais as Verbas de Apoio à Investigação atribuídas pelo CEI?

O CEI atribui uma verba de apoio à investigação a cada Investigador/a Integrado/a Doutorado/a com contrato com o Iscte e aos Estudantes de Doutoramento com Bolsa de Investigação, que integram a equipa de investigação do CEI. Esta verba é uma das linhas estratégicas do financiamento Plurianual do CEI, e tem regras de utilização restritas, sendo equivalentes a um projeto FCT.

3.4.1 A verba destina-se a:

A – Participação em conferências, reuniões científicas, ou de redes internacionais, e realização de trabalho de campo no âmbito da investigação realizada no CEI

  1. Valor atribuído por pessoa: 700€ por anoNo ano de 2026, os investigadores dispõem de 1400€ (sendo 700,00€ referentes à verba retroativa de 2025 + 700,00€ referentes a 2026). Este montante perde a sua validade a 31 de dezembro de 2026 e será renovado anualmente.
  2. Tipologia de aquisições elegíveis: viagens, alojamento, ajudas de custo, inscrição em conferências.
  3. No caso de participação em conferências ou reuniões de projeto, é obrigatória a entrega do Certificado de Participação e comunicação apresentada com inclusão do logotipo do financiamento, e referência do apoio FCT:

Este trabalho foi suportado por fundos nacionais através da FCT – Fundação para a Ciência e a Tecnologia no âmbito do financiamento UID/03122/2025 (https://doi.org/10.54499/UID/03122/2025). | This work was supported by national funds through FCT – Fundação para a Ciência e a Tecnologia (Foundation for Science and Technology) under the framework of UID/03122/2025 (https://doi.org/10.54499/UID/03122/2025).

  1. Inserir o logotipo da FCT
  2. Disponibilizamos um modelo de apresentação que já contém um slide com as referências e logotipos necessários: https://cei.iscte-iul.pt/documentos-de-apoio/

B – Verba de apoio a Publicações: revisão de texto e fees de open access para publicação em revistas indexadas ou em editoras académicas de relevo.

  1. O CEI dispõe de um valor global de 12.000,00€ / ano para promover a publicação em revistas internacionais indexadas, ou textos em editoras académicas de relevo, de forma a apoiar a produção e publicação científica do CEI.
  2. O acesso a esta verba pode ser requisitado através de email (cei@iscte-iul.pt), com envio dos detalhes do artigo/publicação: Título, resumo e identificação da revista pretendida para submissão.
  3. Tipo de aquisições elegíveis: revisão de texto/proofreading, pagamento de fees open access (Nota: a FCT tem requisitos de publicação em Acesso Aberto, pelo que terá de ser analisada caso a caso a elegibilidade do pagamento das fees (via dourada vs via verde) e cumprimento das regras da FCT)
  4. Nestas publicações, é obrigatória a menção do apoio recebido através do financiamento em causa, com inclusão da referência do projeto e do DOI do financiamento (quando aplicável):

Esta publicação foi suportada por fundos nacionais através da FCT – Fundação para a Ciência e a Tecnologia no âmbito do financiamento UID/03122/2025 (https://doi.org/10.54499/UID/03122/2025). | This publication was supported by national funds through FCT – Fundação para a Ciência e a Tecnologia (Foundation for Science and Technology) under the framework of UID/03122/2025 (https://doi.org/10.54499/UID/03122/2025).

  1. Inserir o logotipo da entidade financiadora (se aplicável/possível – exemplo: livros, relatórios, e-books).